El modelo comenzó a implantarse en la industria automovilística japonesa y fue un éxito inmediato. La insistencia de Toyota para que fuera adoptado por sus proveedores empujó a la popularización del modelo. Desde entonces, las 5S han pasado a utilizarse en todo tipo de empresas que buscan una mejora en la productividad mediante un cambio en los hábitos de trabajo de los empleados. En la actualidad existen multitud de libros que reflejan el modelo y lo adornan con términos exóticos que evocan sus orígenes japoneses, como el Zen de los negocios, el Bushido del empresario o el Samurai industrial.
La traducción directa de los términos japoneses al español es una tarea compleja. El japonés es un idioma extremadamente sutil, por lo que rara vez existen equivalencias exactas que reflejen todos los matices del término original.
El primer paso del modelo 5S es Seiri, un término que combina los conceptos de observar, identificar y eliminar. La primera tarea para mejorar el entorno de trabajo es realizar un examen visual para ver las cosas que no deberían estar allí porque no son necesarias para realizar el trabajo.
El segundo paso es Seiton, que significa ordenar y organizar las cosas, de tal forma que cada cosa esté en su sitio. La ordenación tiene que realizarse con sentido, poniendo las cosas que se utilicen con más frecuencia en los lugares más accesibles. La organización será tanto más eficaz como más intuitiva sea. Las cosas deben estar en su sitio natural, aquel en el que pensamos inmediatamente cuando queremos acceder a un objeto concreto.
El tercer paso es el Seiso: Limpiar el entorno de trabajo. Este paso es extremadamente importante en los entornos industriales ya que la suciedad degrada el rendimiento de la maquinaria. Por otra parte, la limpieza también es esencial en todos los trabajos que se hacen de cara al público y en todos los entornos profesionales en general. Horoyuki Hirano opinaba con bastante razón que un entorno de trabajo descuidado induce los comportamientos descuidados de los empleados.
El cuarto paso es Seiketsu, que significa crear las normas de comportamiento que estandaricen el mantenimiento del entorno de trabajo limpio y organizado.
El quinto paso es Shitsuke, cuya traducción literal es disciplina. Es el término más sencillo de conseguir y el que marca el éxito en la introducción del modelo. Consiste en crear en los empleados el compromiso personal y el hábito de trabajar activamente para mantener y mejorar la limpieza y organización del entorno de trabajo. Alcanzar este paso significa completar el método con éxito, lo cual servirá como cimientos de los cambios más complejos que tenga que asumir el equipo en el futuro.
